ある小規模企業で、長年Excelだけで管理していた業務がありました。
最初はシンプルな表だったそうですが、何年も運用するうちに、
- 関数追加
- シート追加
- 手入力追加
- コピペ運用
- 担当者ごとの独自ルール
などが積み重なり、かなり複雑な状態になっていました。
ファイルを開くのに数分かかる
実際に見せてもらうと、
- ファイル容量が巨大
- 数式参照が複雑
- シート数が異常に多い
- どこを触ると壊れるのかわからない
という典型的な「Excelが業務システム化している状態」でした。
しかも、
「このセルは触らないでください」
という謎ルールまで存在。
完全に属人化していました。
ある日の“ちょっとした修正”で崩壊
ある日、効率化しようとした担当者さんが、良かれと思って数式を修正。
すると、
- 合計が合わない
- 別シートまで壊れる
- エラー表示
- 数値が消える
という状態になってしまいました。
ただ問題なのは、
「どこが壊れたのか誰もわからない」
ことでした。
長年の継ぎ足し運用によって、完全にブラックボックス化していたんです。
原実際に見せてもらうと、かなり複雑な状態だった
相談を受けて実際にファイルを確認すると、
- シート数が多い
- 関数参照が複雑
- 手入力箇所が大量
- コピペ前提運用
など、かなり長年継ぎ足し運用されている状態でした。
特に多かったのが、
「このセルは触らないでください」
という属人的なルールです。
Excel業務改善ではかなりよくあるケースですが、こうなると担当者が変わった瞬間に運用が不安定になります。
“人が頑張る運用”になっていた
詳しく確認していくと、
- 関数を知っている人しか触れない
- 修正方法が口伝え
- ミスが起きると原因調査に時間がかかる
という状態でした。
つまり、
「Excelで管理している」
というより、
「人が頑張って維持している」
状態だったんです。
VBAで“触らなくていい”方向へ変更
そこで今回は、
「入力する人がなるべく迷わない」
ことを優先して、VBAによる自動化を導入しました。
例えば、
- データ整形
- 集計
- 転記
- 出力
などをボタン操作だけで完結できるように変更。
人が触る部分を減らすことで、ミス自体が起きにくい形へ改善していきました。
結果、ミスが大幅に減少
導入後は、
- コピペミス減少
- 集計ミス減少
- 作業時間短縮
- 修正対応減少
など、かなり安定運用できるようになりました。
何より大きかったのは、
「Excelを触る怖さ」
が減ったことです。
以前は、
「壊したらどうしよう…」
という空気がありましたが、それがかなり改善されました。
Excelは便利。でも限界もある
Excelは本当に便利です。
ただ、長年継ぎ足し運用されると、いつの間にか“システム化”してしまうことがあります。
特に中小企業では、
- 担当者依存
- 属人化
- ブラックボックス化
が起きやすいです。
だからこそ、
「人が頑張る」
ではなく、
「壊れにくい仕組みを作る」
ことが大事だと感じています。
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